Od czego zacząć wdrażając Legal Design? Umowy jako pierwszy krok do zmiany

Wielu prawników uważa, że umowy to dokumenty tworzone przez prawników i dla prawników. Spotyka się nawet opinię, że umowy pisane są „na czas wojny, a nie pokoju”. Takie podejście sprawia jednak, że dokument, który powinien wspierać biznes, staje się przeszkodą w codziennej pracy.

Tymczasem Legal Design pokazuje, że umowa może być czymś więcej niż aktem prawnym – może być instrukcją obsługi relacji biznesowej, dokumentem zrozumiałym dla każdej ze stron i realnym wsparciem dla organizacji.

Dlaczego tradycyjne umowy są problemem?

Prawnicy konstruując umowy najczęściej korzystają z gotowych klauzul, wzorów i kodeksowych rozwiązań. Efektem jest tekst pełen specjalistycznego żargonu, który dla biznesu jest trudny, a czasem wręcz niemożliwy do zrozumienia.

Nie jest to problem tylko polskich prawników. Jedna z profesorek Stanford Law School przyznała publicznie, że nie rozumie warunków swojej własnej umowy o kartę kredytową. Jeśli doświadczona wykładowczyni prawa ma trudność ze zrozumieniem umowy konsumenckiej, to co dopiero ma powiedzieć przedsiębiorca, menedżer czy pracownik, którzy nie mają prawniczego wykształcenia?

Konsekwencje są poważne:

• czasochłonne negocjacje,

   

• ryzyko nieporozumień i konfliktów,

   

• realne straty finansowe i sądowe.

   

To dlatego Legal Design stawia pytanie: czy naprawdę umowy muszą być tworzone „na czas wojny”?

Legal Design w praktyce: umowa z perspektywy użytkownika

Legal Design proponuje zmianę perspektywy – zamiast zaczynać od potrzeb prawnika, zaczynamy od potrzeb użytkownika. Umowa nie jest wtedy narzędziem obrony, ale mapą współpracy biznesowej.

Wyobraźmy sobie przykład z branży budowlanej. Kancelaria przygotowała umowę dla właściciela firmy. Po wspólnych poprawkach dokument został pokazany kierownikom robót. Okazało się, że warunki opisane w umowie w pełni odpowiadały procesom stosowanym na budowie. Efekt? Umowa stała się żywym dokumentem, z którego korzystały wszystkie strony, a nie martwym plikiem w sejfie.

Takie podejście możliwe jest tylko wtedy, gdy prawnik świadomie projektuje dokumenty, zadając pytania:

• Kto jest finalnym odbiorcą umowy?

   

• Jakie ma cele i ograniczenia?

   

• W jakiej formie najlepiej przedstawić treści?

   

Trzy kroki, od których warto zacząć

Jeśli chcesz, aby Twoje umowy i dokumenty były zrozumiałe i użyteczne, zacznij od trzech prostych kroków.

Krok 1 – Zdefiniuj odbiorcę
Umowa nie zawsze jest adresowana do prawnika drugiej strony. Często czytają ją menedżerowie, specjaliści czy pracownicy operacyjni. Dokument musi być dostosowany do ich wiedzy i doświadczeń.

Krok 2 – Dopasuj format treści
Zamiast tworzyć dokument pełen przypisów i odwołań, spróbuj zastosować wizualizacje, grafy czy tabele. Jeden z zespołów po szkoleniu Legal Design podsumował: „Ten regulamin jest świetny – wszyscy wiemy, o co chodzi, nie ma tysiąca odnośników, a wszystko jest uwzględnione”.

Krok 3 – Wykorzystaj technologię
Nowoczesne narzędzia wspierają tworzenie i udostępnianie dokumentów. Elektroniczne podpisy, platformy do współdzielenia plików czy proste systemy do edycji szablonów mogą radykalnie skrócić procesy.

Legal Design w działach prawnych i kancelariach

Firmy, które wdrożyły Legal Design w obszarze umów, zauważają wymierne korzyści. Jedna z firm po szkoleniu z Kamila Kurkowską podkreślało: „Szkolenia i warsztaty były wyjątkowo wartościowe w codziennej pracy działu prawnego. Prosty język pozwolił nam porządkować sposób komunikacji z biznesem i lepiej rozumieć jego potrzeby”.

Podobne doświadczenia miała firma IT: „Efektem szkolenia było nie tylko podniesienie kompetencji zespołu, ale także konkretne działania – zaczęliśmy stosować metodykę legal design w naszych materiałach. Spotkało się to z bardzo pozytywnym odbiorem w organizacji”.

To dowód, że Legal Design nie jest modą, ale realnym narzędziem, które usprawnia współpracę prawnika z biznesem.

FAQ – najczęstsze pytania o Legal Design w umowach

Dlaczego umowy są często niezrozumiałe?
Ponieważ pisane są językiem prawniczym, dla prawników, a nie dla użytkowników biznesowych.

Jak wdrożyć Legal Design w dokumentach?
Najlepiej zacząć od szkoleń i warsztatów, podczas których prawnicy pracują na swoich umowach, testując je z odbiorcami i upraszczając język.

Czy proste umowy są bezpieczne prawnie?
Tak – prosty język i przejrzysta struktura nie oznaczają utraty merytorycznej precyzji. To raczej zwiększenie szansy, że strony zrozumieją swoje prawa i obowiązki.

Podsumowanie

Legal Design to podejście, które pozwala zmienić sposób, w jaki powstają umowy. Zamiast tworzyć dokumenty „na czas wojny”, możemy pisać je jako instrukcje obsługi relacji biznesowych – krótsze, jaśniejsze i dopasowane do realnych użytkowników.

Chcesz, aby Twoje umowy i dokumenty prawne wspierały biznes?

Umów szkolenie z Legal Design i prostego języka prowadzone przez Kamilę Kurkowską i przekonaj się, jak w praktyce wygląda prawo przyjazne użytkownikowi.