Czy odpowiadasz za bezpieczeństwo językowe Twojej organizacji?

Prawniczko, Prawniku In-house,

Kiedy prowadzę szkolenia z legal design i prostego języka, bardzo często zadaję pytanie: „Za co płaci Ci Twój pracodawca?”

Prawnicy i prawniczki odpowiadają podobnie: za bezpieczeństwo prawne organizacji, za zarządzanie ryzykiem, za to, by firma działała zgodnie z prawem – dodają eksperci i ekspertki compliance.

Są w organizacjach eksperci, którzy odpowiadają za cyberbezpieczeństwo, za BHP.

A kto odpowiada w organizacji za bezpieczeństwo językowe? Hę?

„Bezpieczeństwo językowe” to termin, który dzisiaj rano usłyszałam w moim ulubionym Radio Nowy Świat. Padł z ust Justyna Białowąs z PKO Bank Polski . Razem z Jacek. Wasilewski prof. UWprzygotowali raport

„Siła prostego języka.

Jak zrozumiała komunikacja buduje dostępność, bezpieczeństwo i zaufanie”.

I o nim właśnie chcę Ci dzisiaj opowiedzieć.

Co to właściwie znaczy, że dokument jest „zrozumiały”?

Prawnicy często zakładają, że skoro coś zostało napisane, to zostanie zrozumiane. To jeden z największych błędów poznawczych w pracy prawniczej.

Raport PKO BP pokazuje coś, co powinno zmienić sposób, w jaki patrzymy na dokumenty prawne: nawet pozornie prosty tekst może być zrozumiały tylko dla co ósmego czytelnika spośród osób z cechami neuroatypowymi. Bez elementów graficznych nawet 28% tej grupy oceniało ten sam tekst jako niezrozumiały lub zdecydowanie niezrozumiały. Po dodaniu wizualizacji odsetek ten spadł do 11%.

Przeliczmy to na liczby, które mają znaczenie dla Twojego działu prawnego.

Badania wskazują, że cechy neuroatypowe może przejawiać nawet 20% społeczeństwa. ADHD, spektrum autyzmu, dysleksja, dysgrafia, wysoka wrażliwość. Osoby, które inaczej przetwarzają informacje, a nie zawsze o tym wiedzą ani o tym mówią. Są wśród pracowników Twojej organizacji. Są wśród kontrahentów, z którymi podpisujesz umowy. Są wśród klientów, którzy akceptują regulaminy.

Podpisują dokumenty, których nie rozumieją. I tu właśnie zaczyna się problem prawny.

Kiedy niezrozumienie staje się ryzykiem prawnym

Nieporozumienia w wykonaniu umowy, spory o interpretację klauzul, naruszenia procedur wewnętrznych, które „przecież były opisane w regulaminie”: to nie są przypadki złej woli. Bardzo często to efekt dokumentów, które były pisane przez prawnika, dla prawnika.

Wojciech Tylski , prezes Fundacji ADHD, opisuje to wprost: w umowach regularnie pojawiają się odwołania w stylu „zgodnie z paragrafem 5. w punkcie 8.”, a osoba z ADHD, czytając paragraf 10., może już nie pamiętać, co było w piątym. To nie jest lenistwo. To fizjologiczne ograniczenie pamięci roboczej.

Jeśli kluczowe informacje nie są wyróżnione, pogrubione, logicznie zaznaczone, ta informacja może po prostu zniknąć. Dla osoby neurotypowej nie robi to różnicy: jej mózg sam uzupełni luki. Dla osoby neuroatypowej to bariera, której nie da się pokonać samą dobrą wolą.

Jako prawniczka lub prawnik jesteś odpowiedzialna/odpowiedzialny za to, żeby dokument nie tylko był zgodny z prawem, ale żeby był faktycznie stosowany. Umowa, której nikt nie rozumie, to umowa, która nie chroni.

Cztery wnioski z badania, które zmienią sposób, w jaki patrzysz na swoje dokumenty

Zespół prof. UW Jacka Wasilewskiego przeprowadził badanie na grupie ponad 1000 osób, testując cztery rodzaje dokumentów: wyjaśnienie procentu składanego, przeprosiny za awarię serwera, wezwanie do złożenia wyjaśnień i regulamin przeciwpożarowy. Każdą wersję porównywali: z grafiką i bez, w tonie osobowym i bezosobowym, w formie partnerskiej i nakazowej.

Wyniki są jednoznaczne i mają bezpośrednie przełożenie na dokumenty prawne.

Po pierwsze, grafika zmienia rozumienie. W grupie osób neuroatypowych samo dodanie wizualizacji do tekstu o procentach składanych zwiększyło odsetek osób uznających tekst za „zdecydowanie zrozumiały” o ponad 18 punktów procentowych. W dokumentach prawnych oś czasu, schemat procedury, tabela z obowiązkami stron, to nie ozdobniki, to nie kolorowa papeteria. To narzędzia zarządzania ryzykiem.

Po drugie, w umowach i pismach procesowych dominuje strona bierna i forma bezosobowa. Zastanów się: jakie wrażenie robi na czytelniku „niniejszym oświadcza się, że warunki zostały zaakceptowane” w porównaniu z „Kupujący oświadcza, że akceptuje poniższe warunki”? Pierwsze brzmi jak komunikat z urzędu. Drugie mówi do konkretnego człowieka.

Po trzecie, forma partnerska zachęca do działania. Wezwanie do złożenia wyjaśnień napisane językiem partnerskim bardziej skłaniało respondentów do szybkiego zajęcia się sprawą niż wersja nakazowa. W kontekście prawnym to nie jest kwestia uprzejmości. To kwestia skuteczności egzekwowania zobowiązań.

Po czwarte i najważniejsze: połączenie prostego języka z elementami graficznymi daje największy efekt. Regulamin napisany prostym językiem z elementami wizualnymi był oceniany jako „zdecydowanie zrozumiały” przez 94% osób neuroatypowych, w porównaniu z 81% przy wersji standardowej. Co więcej: ten sam regulamin był częściej polecany bliskim, którzy zaczynają nową pracę. Zrozumiałość przekłada się na postrzeganą wagę dokumentu.

Przenieś to na regulaminy wewnętrzne, polityki compliance, procedury HR, umowy z podwykonawcami. Dokumenty, które organizacje tworzą właśnie po to, żeby ludzie je czytali i stosowali.

Bezpieczeństwo językowe jako funkcja działu prawnego

Wróćmy do pytania postawionego na początku: kto w Twojej organizacji odpowiada za bezpieczeństwo językowe?

Justyna Białowąs z PKO BP powiedziała to wyraźnie: prosty język to nie trend, to standard, który buduje zaufanie i poczucie bezpieczeństwa. Każdy z nas może kiedyś potrzebować prostego komunikatu, w stresie, w pośpiechu, w trudnej sytuacji.

I właśnie tu widzę rolę prawnika przyszłości. Nie tylko jako strażnika procedur, ale jako projektanta komunikacji. Kogoś, kto rozumie, że dokument prawny to produkt użytkowy, a jego odbiorcą nie jest sędzia ani drugi prawnik, lecz menedżer, pracownik, klient, kontrahent, który przetwarza informacje na swój własny, unikalny sposób.

Badanie PKO BP pokazuje coś jeszcze: poprawa czytelności dokumentów działa na wszystkich, nie tylko na osoby neuroatypowe. Osoby neurotypowe też oceniały regulamin napisany prostym językiem jako bardziej zrozumiały, ważniejszy i warty polecenia. Lepsza forma pomaga jednym, a drugim nie przeszkadza. To zasada universal design przeniesiona wprost na prawo.

Od czego zacząć?

Nie musisz zmieniać wszystkich dokumentów naraz. Wystarczy jeden. Weź umowę, z którą Twój biznes ma najwięcej pytań. Sprawdź, czy zawiera zdania wielokrotnie złożone, odniesienia do paragrafów, które są dalej, bezosobowe formy, ściany tekstu bez nagłówków. A potem zadaj sobie pytanie: czy osoba z ADHD, czytając ten dokument po raz pierwszy, będzie wiedziała, co ma zrobić?

Jeśli odpowiedź brzmi „nie wiem”, masz już punkt startowy.

W moich szkoleniach z legal design i prostego języka pracujemy dokładnie na takich dokumentach: tych, które prawnicy tworzą na co dzień i które biznes omija szerokim łukiem. Jeśli chcesz, żebyśmy przepracowali je razem z Twoim zespołem, zapraszam na szkolenialegaldesign.pl.

Do następnego,

Kamila

P.S. Raport „Siła prostego języka” możesz pobrać bezpośrednio ze strony PKO BP. Polecam go szczególnie tym z Was, którzy muszą przekonać zarząd do inwestycji w upraszczanie dokumentów. Liczby mówią same za siebie.

P.S. 2 Polecam komentarz do raportu mojej serdecznej koleżanki Dorota Bartosiak she/her , prezeski Instytutu Neuroróżnorodności. 🫶🏻